Office Improvement การยกระดับความสามารถของคนและการปรับปรุงประสิทธิภาพงาน สายOffice

วันก่อนโอกาสได้อธิบายเรื่อง Office Improvement พอสังเขป ให้กับกลุ่มพนักงาน Office ไม่ว่าจะบัญชี,จัดซื้อ,บุคคล หรือต่างๆมากมายว่าเกี่ยวข้องอะไรกับ TPM เนื่องจาก Office เกิดอาการปัญหาการทำงานจนเกิดความเคยชินจนไม่ตระหนักว่ามีปัญหาอะไร เพราะถูกสอนให้ปฏิบัติเช่นนี้มาโดยตลอด

ดังนั้น เราต้องทำให้เห็นถึงถึงปัญหาให้ขัดเจนและเรื่อง Office Improvement ก็มีจุดประสงค์ดังนี้

ยกระดับความสามารถของคน

การปรับปรุงประสิทธิภาพงาน

หาก Office เป็นเหมือนโรงงาน  คุณจะปรับปรุงอะไรบ้าง ?????

โดยใจความสำคัญมีอยู่ 2 เรื่อง ด้วยกัน

การลดการสูญเสียในสำนักงาน
(Admin. Focused Improvement)

ความสูญเสียในที่นี้เน้นที่งาน office หรือ Admin นะครับ
(บ้างองค์กรเอาไปรวมกับ OEE ระวังจะแก้ไขไม่ถูกจุดนะครับ)

ใจความสำคัญอยู่ที่ 4 ข้อนี้

• กำจัด loss และ Muda ของ งานสนับสนุน
• สร้างระบบควบคุม ลดสต็อคสินค้า
• ส่งเสริมการใช้ระบบ IT และ OA ในงานสนับสนุน
• สร้างระบบลดต้นทุนจาก Loss และ Muda ที่วัดผลได้เป็นรูปธรรม   

ซึ่งหาได้จาก 7 major loss in Office

1. การสูญเสียคุณค่า (Value loss) : ขั้นตอนการทำงานที่ล้าสมัย ซึ่งไม่ใช้แล้ว หรือนานๆ ใช้ครั้ง
2. การสูญเสียในกระบวนการทำงาน (Processing loss) : การสำรอง, ทำผิดพลาด, ทำซ้ำ หรือ การปรับกระบวนการใหม่
3. การสูญเสียความแม่นยำ (Accuracy loss) : ระดับความแม่นยำ, ความแน่นอนหรือความไม่เรียบร้อย / หยาบ
4. การสูญเสียความเร็วและเวลา (Speed and timing loss) : เวลาที่ต้องการ, เวลาที่ทำ
5. การสูญเสียจากการอยู่เฉย (Idling loss) : การสูญเสียจากการรอคอย, เวลาขนถ่าย และเวลาในการค้นหา
6. การสูญเสียจากการสื่อสาร (Communication loss) : ระดับการสื่อสาร, ระดับความ ร่วมมือและระดับความรับผิดชอบ
7. การสูญเสียจากต้นทุน (Cost loss) : ต้นทุนในกระบวนการและการใช้จ่ายเงิน

การบำรุงรักษาด้วยตนเองในสำนักงาน
(Admin. Autonomous Maintenance)

ใจความสำคัญอยู่ที่ 2 ข้อนี้
1.จัดระเบียบสภาพแวดล้อมของงานธุรการ สร้างที่ทำงานให้ทำงานสะดวก สบาย
2.ส่งเสริมการบริหารด้วยตา

ขั้นตอนการดำเนินการอยางเป็นระบบมีดังนี้

ขั้นที่ 1 : สำรวจสภาพปัจจุบัน ( Administrative Review )
ขั้นที่ 2 : แก้ไขปรับปรุง ( Correct Problems )
ขั้นที่ 3 : สร้างมาตรฐานงาน ( Administrative Standard )
ขั้นที่ 4 : ฝึกอบรมและตรวจสอบ ( General Admin. Inspection )
ขั้นที่ 5 : การจัดการด้วยตนเอง ( Autonomous Management )

งาน OI AM แบ่งออกเป็น 2 ฝั่ง คือ Admin Function และ Environment

• Admin Function ประกอบไปด้วย
• ผังองค์กร (Organization Chart)
• ผังการแบ่งงาน (Work Allocation Chart)
• ผังขั้นตอนการทำงาน (Work Flow Process Chart)
• ตารางวัดค่างาน (Work Value Assessment)
• สำรวจต้นทุน (Department Cost)
• ผังสำนักงาน (Office Lay-out)
• การตรวจหน้างาน (Audit System)

ส่วน Environment คือ 5S TPM ไม่ใช่สวยงามนะครับ ย้ำไม่ใช่สวยงาม !!!

ลองไปสำรวจงาน Office ตัวเองนะครับว่า

เราเป็นจุดอ่อน ของ Office หรือคนไม่จำเป็นหรือไม่

อย่าลืมนะครับ ยุคนี้ 4.0 อะไรก็เกิดขึ้นได้

#TPMInstructor

#วิศวกรเค้นประสิทธิภาพ

#Engiperform