โครงการ Lean หลายบริษัทเกิดจากการตั้งเป้าหมายและความคาดหวังของผู้บริหารระดับสูง เพื่อที่ต้องการให้ได้มาซึ่งผลกำไร แต่หลายครั้งการดำเนินการโครงการ Lean ก็ไม่สำเร็จตามใจปรารถนา ผู้เขียนได้สังเกตุพบเห็นว่าบ่อยครั้งเกิดจากสาเหตุขาดการมีแผนการปรับปรุงต่อเนื่อง Lean เป็นกระบวนการที่ต้องการการปรับปรุงต่อเนื่อง เมื่อไม่มี Action plan (แผนการดำเนินการ) เป็นระบบและต่อเนื่อง ทำให้เกิดความไม่สมดุลในการพัฒนากระบวนการและอาจไม่สามารถรักษาการประสบความสำเร็จในระยะยาว
ทำไมเราต้องเขียน Action plan ?
Action plan (แผนการดำเนินการ) เป็นเอกสารหรือแผนงานที่ระบุขั้นตอนการดำเนินงานที่จะทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่จะทำ ระยะเวลาที่กำหนด ผู้รับผิดชอบ และเครื่องมือหรือทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงาน
Action plan เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเตรียมความพร้อมและการวางแผนการกระทำเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผน มันช่วยให้ทีมหรือบุคคลสามารถกำหนดลำดับและระยะเวลาการทำงาน แบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบ รวมถึงการประเมินและติดตามความคืบหน้าของกิจกรรมที่ดำเนินไป
ด้วย Action plan การวางแผนและดำเนินการจะมีความโต้ตอบและความเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีขั้นตอนและข้อมูลที่ชัดเจน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้รับผิดชอบรู้ว่าควรทำอะไร เมื่อควรทำ และใช้ทรัพยากรหรือเครื่องมือใดในการดำเนินงาน เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและความสำเร็จ
การเขียนและใช้งาน Action plan มีประโยชน์หลายอย่างดังนี้:
- ชัดเจนในการวางแผน: Action plan ช่วยให้คุณมีการวางแผนที่ชัดเจนและเรียบง่ายในการดำเนินงาน มันช่วยให้คุณรู้ว่าควรทำอะไร ทำเมื่อไร และใช้ทรัพยากรหรือเครื่องมือใดในกระบวนการ
2.การจัดการเวลาและทรัพยากร: มี Action plan ช่วยให้คุณสามารถจัดการเวลาและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม และจัดทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.การจัดหน้าที่และความรับผิดชอบ: Action plan ช่วยในการกำหนดและกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบให้กับผู้เข้าร่วมทีมหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมีบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน
4.การติดตามและการประเมินผล: Action plan ช่วยในการติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของกิจกรรม คุณสามารถใช้ Action plan เป็นเครื่องมือในการประเมินผลการดำเนินงานว่าได้รับผลลัพธ์ตามที่คาดหวังหรือไม่ และปรับปรุงได้ตามความต้องการ
5.การสื่อสารและการร่วมมือ: Action plan เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสารและการร่วมมือระหว่างทีมหรือกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้อง มันช่วยในการแบ่งปันข้อมูลและความเข้าใจร่วมกัน ซึ่งช่วยสร้างความชัดเจนและสนับสนุนการทำงานที่ร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพ
โดยรวมแล้ว Action plan เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณมีการวางแผนและดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยในการจัดการเวลาและทรัพยากร และสนับสนุนการสื่อสารและการร่วมมือในทีมหรือกลุ่มที่ทำงานร่วมกัน
การเขียน Action plan สามารถทำได้ตามขั้นตอนเหล่านี้:
1.กำหนดเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ: ระบุให้ชัดเจนว่าต้องการให้เกิดอะไรขึ้นหรือบรรลุผลลัพธ์อะไรในการดำเนินงาน
2.ระบุกิจกรรมหรือขั้นตอนการดำเนินงาน: ละเว้นเว้นว่าควรทำอะไรเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ตามเป้าหมาย แยกเป็นขั้นตอนหรือกิจกรรมที่ต้องทำ
3.กำหนดระยะเวลา: กำหนดเวลาที่จำเป็นในการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนหรือกิจกรรม ระบุวันที่หรือช่วงเวลาที่ต้องทำ
4.ระบุผู้รับผิดชอบ: กำหนดใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรมหรือขั้นตอนนั้น ให้ระบุชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับผิดชอบ
5.ระบุเครื่องมือหรือทรัพยากรที่ใช้: ระบุเครื่องมือที่ต้องใช้หรือทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงาน เช่น เครื่องมือทางเทคโนโลยี แหล่งข้อมูล เอกสาร หรือบุคลากรที่จำเป็น
6.วางแผนการติดตามและประเมินผล: กำหนดวิธีการติดตามความคืบหน้า วิธีการประเมินผลลัพธ์หรือผลการดำเนินงาน และกำหนดช่วงเวลาที่จะทำการติดตามและประเมินผล
7.เขียน Action plan: จากข้อมูลที่ระบุด้านบน จัดรูปแบบและเขียน Action plan เป็นเอกสาร โดยระบุเป้าหมาย กิจกรรม ระยะเวลา ผู้รับผิดชอบ และเครื่องมือที่ใช้ในแต่ละส่วนของเอกสาร
8.ตรวจสอบและปรับปรุง: ตรวจสอบ Action plan เพื่อให้แน่ใจว่ามีความครบถ้วน และใช้งานได้ และปรับปรุงตามความเหมาะสมตามความต้องการ
การเขียน Action plan ควรให้เป็นเอกสารที่ชัดเจน และเขียนในลำดับที่เป็นระเบียบ เพื่อให้ทุกคนในทีมหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจและดำเนินงานตามแผนได้โดยง่ายและมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างคือตัวอย่างของ Action plan แบบละเอียดที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนแผนการดำเนินงานของคุณ:
เป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ: เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ X โดย 20% ภายใน 6 เดือน
ขั้นตอนหรือกิจกรรม:
วิเคราะห์ตลาด:
- สำรวจตลาดและความต้องการของลูกค้า
- ศึกษาและวิเคราะห์การแข่งขันในตลาด
พัฒนาแผนการตลาด:
- กำหนดกลยุทธ์การตลาดที่เหมาะสม
- สร้างแผนการโฆษณาและการตลาดออนไลน์
- วางแผนกิจกรรมส่งเสริมการขายและโปรโมชั่น
พัฒนาผลิตภัณฑ์:
- ปรับปรุงคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
- พัฒนาการบรรจุภัณฑ์ที่น่าสนใจและดึงดูด
การสร้างทีมขาย:
- สร้างทีมขายที่มีความสามารถและความรู้ในสินค้า
- จัดทำการฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะขาย
วางแผนและการติดตาม:
- กำหนดเป้าหมายยอดขายรายเดือน
- ติดตามผลการขายและวิเคราะห์ความสำเร็จ
ระยะเวลา:
- การดำเนินกิจกรรมทั้งหมดภายใน 6 เดือน
ผู้รับผิดชอบ:
- ผู้วางแผนการตลาด
- ผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์
- ผู้จัดการทีมขาย
เครื่องมือหรือทรัพยากรที่ใช้:
- ข้อมูลตลาดและการวิเคราะห์
- งบประมาณการตลาด
- ทรัพยากรบุคคลในทีมขาย
- เครื่องมือการตลาดออนไลน์
การติดตามและการประเมินผล:
- ติดตามยอดขายรายเดือน
- วิเคราะห์ผลการขายและการปรับปรุงตามต้องการ
โดยในแต่ละกิจกรรมควรระบุรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น กำหนดวันเริ่มต้นและสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม สถานที่ และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ Action plan เป็นไปอย่างชัดเจนและเป็นประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
#การมีเป้าหมาย ไม่ได้หมายความว่ามีแผน #วิศวกรเค้นประสิทธิภาพ