Genba Walk เป็นคำว่าภาษาญี่ปุ่นที่มีความหมายว่า “การเดินอย่างพยายาม” หรือ “การเดินอย่างมุ่งมั่น” โดย “Genba” หมายถึงการพยายามหรือความพุ่งเข้าสู่เป้าหมาย เป็นคำที่ใช้ในการกระตุ้นและเสริมกำลังใจให้กับผู้คนในการพัฒนาทักษะหรือการทำงานต่างๆ
การทำ “Genba หน้างานจริง” หรือการลงไปสำรวจที่หน้างานจริงนั้นเป็นกิจกรรมที่สามารถนำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการทำงาน โดยมีประโยชน์หลายอย่างดังนี้:
- เข้าใจกระบวนการการทำงานและปัญหา: การลงไปสำรวจที่หน้างานจริงช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการการทำงานในลักษณะที่จริงจัง รู้ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นและความท้าทายใดที่พนักงานต้องเผชิญ
- การเจรจาและความเข้าใจ: การสนทนากับคนที่ทำงานในสถานที่จริงช่วยให้คุณสามารถเข้าใจความคิดเห็นและวิธีคิดของพวกเขา เป็นโอกาสในการสื่อสารและความเข้าใจกัน
- การสร้างแรงบันดาลใจ: การ Genba หน้างานจริง ช่วยสร้างแรงบันดาลใจและความกระตือรือร้นในทีมงาน ผู้ที่ได้รับการสำรวจและการเอาใจใส่จะรู้สึกถึงความสำคัญของงานที่ทำ
- การค้นหาโอกาสปรับปรุง: การสำรวจหน้างานจริงช่วยให้คุณระบุปัญหา และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการและคุณภาพ
- การสร้างความร่วมมือและความเข้าใจ: การ Genba หน้างานจริง ช่วยสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างทีมงานและผู้บริหาร ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- การบรรลุเป้าหมายและประสิทธิภาพ: การทำ “Genba หน้างานจริง” ช่วยให้คุณมองเห็นว่าประสิทธิภาพในการทำงาน และเป้าหมายทางธุรกิจถูกบรรลุหรือไม่
แนวคิดของ “Genba Walk” นั้นมีความหมายในการเดินทางไปสำรวจสถานที่จริงที่เกิดเหตุการณ์หรือกระบวนการ เพื่อที่จะเข้าใจและเรียนรู้จากประสบการณ์ในการทำงานจริง เพื่อเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ที่ส่งผลต่อผลิตภัณฑ์หรือการบริการ และมุ่งเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และปรับปรุงคุณภาพในการทำงาน
นี่คือขั้นตอนและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับการดำเนินการ “Genba Walk” ในลักษณะที่ละเอียดมากขึ้น:
- วางแผนและเตรียมตัว: ก่อนการทำ Genba Walk คุณควรวางแผนเพื่อเข้าใจวัตถุประสงค์ของการสำรวจและความรู้สึกที่คุณต้องการได้รับจากการทำ Genba Walk ทำความเข้าใจเป้าหมายของการสำรวจเช่น ต้องการเรียนรู้อะไร หรือแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง
- การเดินทางไปสถานที่: กลับไปยังสถานที่ที่เกิดเหตุการณ์หรือกระบวนการที่คุณต้องการสำรวจ เช่น ในโรงงานหรือสถานที่ทำงาน พร้อมกับชุดข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบ
- การสังเกตและบันทึกข้อมูล: เมื่อคุณเดินทางไปสถานที่ คุณควรสังเกตและบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สำรวจกระบวนการ ดูว่าเกิดอะไรขึ้นในความเป็นจริง จับประเด็น ปัญหา และสิ่งที่ส่งผลต่อคุณภาพและประสิทธิภาพ
- การสนทนากับคนที่ทำงาน: สนทนากับคนที่ทำงานในสถานที่ เรียนรู้เรื่องราว ปัญหา และความคิดเห็นของพวกเขา เพื่อให้คุณเข้าใจมุมมองของพวกเขาและความรู้สึก
- วิเคราะห์และวางแผนการปรับปรุง: อิงจากข้อมูลที่คุณได้รับจากการสำรวจ นำมาวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะทำการปรับปรุงอย่างไร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด หรือแก้ไขปัญหาที่พบ
- การปรับปรุงและการดำเนินการ: นำแผนการปรับปรุงที่คุณวางและประเมินจากการสำรวจ ไปสู่การกระทำจริง เป็นการนำแนวคิดและข้อมูลที่ได้รับมาใช้จริงในการพัฒนางานหรือกระบวนการ
- การติดตามผล: หลังจากการปรับปรุง คุณควรติดตามผลและวัดความสำเร็จของการดำเนินการ รวมถึงการวัดประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นหรือปัญหาที่ลดลง
คำแนะนำคือการทำ “Genba Walk” ต้องดำเนินการอย่างมีเป้าหมาย รอบคอบ และระมัดระวัง เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และการปรับปรุงที่สร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อบริษัทหรือการทำงานในระยะยาว และในที่สุดนี้จะส่งผลให้ทีมงานและองค์กรเติบโตและพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น.
ภาคต่อจาก Genba walk กับดำเนินกิจกรรมดูแลรักษาเครื่องจักรด้วยตนเอง หรือ Autonomous Maintenance นั้นมีหลักการนึงที่ผมใช้ดำเนินการเป็นประจำซึ่งจะทำให้การทำ AM นั้งมีอย่างมีประสิทธิภาพอย่างมาก นั้นก็คือ หลักการ 5 Gen
ประกอบไปด้วย Genba , Genbutsu , Genjitsu , Genri และ Gensoku ซึ่งทั้ง 5 หลักการนี้เป็นสิ่งแรกที่ผมให้ความสำคัญอย่างยิ่ง โดย 3G แรก นั้นสำคัญกับการดำเนินการ AM Step 1-3 เนื่องจาก Gennba walk กับ Autonomous Maintenance เป็นการลงไปเห็นที่จุดเกิดเหตุเองนั้น เป็นสิ่งที่สำคัญเพราะการหาสิ่งผิดปกติที่เครื่องจักรนั้น เพื่อนำไปแก้ไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น ไม่ใช่นั่งเทียนที่ออฟฟิตหลักการ 3 Gen ที่ว่าคือ
1,Genba แปลไทย : สถานที่ / หน้างานจริง หมายถึง การลงไปสำรวจที่หน้างานจริง
2,Genbutsu แปลไทย : สิ่งของ/ชิ้นงานที่เป็นตัวปัญหาจริง หมายถึง การดูสังเกตและจับต้องชิ้นงานที่ผลิตได้จริงหรือตัวสินค้าที่จัดเก็บอยู่จริงหรือชิ้นงานที่กำลังถูกตรวจสอบอยู่
3,Genjitsu แปลไทย : สถานการณ์จริง หมายถึง เหตุการณ์หรือสถานะการณ์ที่เกิดปัญหาจริง เช่น สภาพแวดล้อมหรือกระบวนการ ขั้นตอนการทำงานหรือช่วงเวลาที่ผลิตของเสียบ่อยๆ หรือที่เกิดปัญหาได้บ่อยๆ
เมื่อผ่านการใช้หลักการ 3 Gen แล้วหากคุณอยากเห็นเป็นรูปธรรมจริงๆ คุณต้องผ่าน AM Tool สำหรับการขับเคลื่อน Small group Activity ได้แก่ One Point Lesson , Activity Board , Meeting โดยการกิจกรรมเล่านี้เป็นการยืนยันให้เห็นเป็นรูปธรรมมากที่สุด เพราะการ Activity Board คือการติดตามงานของหัวหน้างงานและดูความคืบหน้าของกิจกกรรมที่ทำ หรือง่ายๆจะเข้าใจในรูปแบบ PDCA เพื่อทำให้เกิดความชัดเจนว่า
“ ขณะนี้จะต้องทำอะไรบ้าง ” “ มีปัญหาอะไรอยู่บ้าง ” “ แก้ไขแล้วเป็นอย่างไรบ้าง ”
และเมื่อคุณการดำเนินกิจกรรมดูแลรักษาเครื่องจักรด้วยตนเอง ถึง Step 4 จะเริ่มใช้อย่างเต็มที่ เพราะทั้ง 2 หลักนี้จะเป็นการใช้หลักการวิเคราะห์ โดยหลักการ 2 Gen ที่ว่าคือ
4,Genri แปลไทย : ทฤษฎีที่เกี่ยวข้องจริง หมายถึง หลักการที่ใช้ในการทำงาน หรือมาตรฐานการผลิตในปัจจุบัน, สมมุติฐานในการแก้ไขหรือตรวจสอบ สูตรการผลิต หรือส่วนประกอบในการผลิตที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
5,Gensoku แปลไทย : เงื่อนไขประกอบที่เกี่ยวข้องจริง หมายถึง ข้อจำกัด ข้อตกลง หรือกฏที่บังคับใช้อยู่ในปัจจุบัน
ด้วยเหตุผลนี้เองการที่เราลงพื้นที่หน้าจริง สถานที่จริง เจอของจริง จะทำให้เราสามารถตัดสินใจและเข้าใจปัญหาอย่างแท้จริง และท้ายที่สุดก็จะพัฒนาการทำงานสู่รูปแบบ Daily Management เพื่อเป็นสร้างให้งานที่ทำประจำให้ได้ตามภารกิจและเป้าหมายที่วางไว้ หากไม่ได้ตามเป้าหมายต้องมีการปรับปรุงแก้ไขและปรับปรุงงานเดิมทีละเล็กทีละน้อยอย่างต่อเนื่องให้ดีขึ้น หากคุณบริหารงานประจำได้จะส่งผลต่อการป้องกันการถดถอย ( Standardization for prevention ) ของงานคุณ ด้วยเหตุผลนี้จึงเป็นก้าวแรกของการพัฒนาบุคคลากรให้เข้าใจหลักการบริหาร
Genba Walk การเรียนรู้ที่หน้างานจริง
หลายครั้งที่บริษัทต้องการเริ่มการปรับปรุง ??? แต่ไม่รู้จะเริ่มยังไงสิ่งแรกที่ผมสังเกตเห็นจากการเข้าไปสังเกตการณ์นั้นจะเริ่มจากการทำรวมตัวที่ห้องประชุม และนั่งดูและฟังการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ จากนั้นก็เริ่มระดมสมองว่าเราจะปรับปรุงไปอะไรบ้าง ซึ่งจำนวนเรื่องส่วนใหญ่แล้วก็จะคิดกันมาจากบ้านว่าอยากทำอะไร(ถ้าคิดมานะ) หรือบางครั้งก็ไม่ได้อะไรเลย เพราะทีมงานบางคนขี้เกียจทำงานปรับปรุง ใช้กว่าเวลา 3 ชั่วโมง ได้เรื่องมา 3 เรื่องในการปรับปรุง จากนั้นก็แยกย้ายกลับไปทำงานและอีก 1 สัปดาห์มาดำเนินติดตามต่อ
ผลการติดตามเป็นไปตามคาดครับ เรื่องทั้ง 3 ไม่สามารถดำเนินการ เพราะติดโน่น ติดนั้น ไม่มีเงิน สรุปสุดท้ายก็ไม่ได้ปรับปรุงซักอย่าง
ผมเองไม่รอช้าและโอกาสนี้เสนอแผนการดำเนินการแบบลีนที่ชื่อ Genba Walk ผมได้แนะนำให้รวบรวมทุกคนที่เกี่ยวข้องกับต่างๆ ของกระบวนการเพื่อเดินด้วยกันมีโดยด้วยกัน 3 ขั้นตอนหลัง
1.เตรียมตัวสำหรับเดิน (Prepare for the walk ) เริ่มจากตั้งวัตถุประสงค์ตามวาระต่างๆ เช่น เรื่องความปลอดภัย,เรื่องการคุณภาพสินค้า หรือเรื่องความสูญเสียและความสูญเปล่าจองการทำงาน เพื่อลงไปเรียนรู้กระบวนการจากสถานที่จริงและได้เห็นของจริง รวมไปถึงการเส้นทางและจุดที่คุณสนใจ
2.เดินอย่างมุ่งมั่น (Do the walk) ย้ายกายหยาบของพวกท่าน ไปที่หน้างานจริง เพื่อศึกษาและเรียนรู้อย่างมุ่งมั่นและตั้งใจ สิ่งสำคัญที่ต้องนำแนะนำนั้นควรให้ไปดูที่ activity board หรือ Visual management board สำหรับใช้บริหารพื้นที่นั้น ๆ เพื่อติดตามความความก้าวหน้าและเข้าใจสภาพปัจจุบันของวภานที่นั้นๆ สำหรับผมแล้วเรื่องที่เน้นอยู่เสมอคือ การให้กำลังใจและชื่นชม พนักงานระดับปฏิบัติการ
3,บรรยายสรุป (Debrief the walk) เน้นการเขียนเรื่องที่เป็นข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง ตามวัตถุประสงค์นั้นๆ จากนั้นก็ระดมสมองเพื่อหาแนวทางการปรับปรุง แจกจ่ายงานตามความผิดชอบและกำหนดการติดตามอย่างเป็นระบบ
ตัวอย่าง จากการที่เราได้ทำ Genba walk เราสามารถได้เรื่องปรับปรุง 12 เรื่องคิดเป็นเงินถึง $300,000 นี้ยังไม่รวมงานปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ที่เรียกว่า kaizen อีก 50 กว่าเรื่อง ซึ่งถือเป็นการสร้างมีทุกคนมีส่วนร่วม (การบริหารที่มีทุกคนเป็นส่วนร่วม-เคารพความเป็นมนุษย์) ในการสร้าง รักษา และปรับปรุง กระบวนการ
ดังนั้นGenba จึงเป็นวิธีการทำความเข้าใจงาน เรียนรู้ และสิ่งสำคัญที่ผมชอบคือการลงไปเห็นที่จุดเกิดเหตุเองนั้นเพราะสิ่งที่สำคัญเป็นการหาสิ่งผิดปกติที่เครื่องจักรหรือสิงผิดปกติต่างๆ เพื่อนำไปแก้ไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น ไม่ใช่นั่งเทียนที่ออฟฟิต